De techniek is gereed voor digitaal assetmanagement
De implementatie van BIM (Bouw Informatie Management) in de infrasector gaat niet over 1 nacht ijs. Momenteel zijn alle provincies onder de vlag van het interprovinciale BIM PRO programma er volop mee bezig. Na een gezamenlijke start waarin de business case is opgesteld, hebben ze de afgelopen twee jaren een uniforme OTL (Object Type Library, dit is een generiek informatiemodel) en ILS (informatieleveringsspecificatie, welke houvast biedt en tips geeft voor het gestructureerd en eenduidig uitwisselen van informatie in de bouw) gebouwd. Deze BIM-instrumenten zijn intussen zo goed als gebruiksklaar.
Overigens kun je BIM in dit artikel vervangen door elke andere IT-implementatie
En de mensen dan?
Door het grote aanbod aan tools, methoden en technieken worden BIM-ontwikkelingen vaak té instrumenteel benaderd zonder blijvende prestatieverbetering. Eigenlijk is de BIM-ontwikkeling een organisatieverandering. En wanneer organisaties veranderingen doorvoeren, lukt het vaak niet om voldoende ‘veranderkracht’ te ontwikkelen. Een voorbeeld hiervan is dat medewerkers slechts korte tijd het nieuwe gewenste gedrag vertonen. Vaak zijn managers niet goed in staat de achterliggende visie helder uit te dragen en levend te houden. Van medewerkers wordt verwacht dat zij in één keer op een andere wijze gaan werken en krijgen zij weinig ruimte voor het maken en leren van fouten.
Daarvoor is veranderkracht nodig. Naast alle aandacht voor de technische kant, heeft elke provincie dus nog te maken met de sociale kant van deze vernieuwing. Namelijk, dat iedereen van assetbeheer en projectmanagement gaat leren werken met BIM.
Willens en wetens met BIM aan de slag
Idealiter zijn alle medewerkers en betrokkenen bij assetbeheer en projectmanagement helemaal op de hoogte van het waarom en waartoe er voortaan met BIM gewerkt gaat worden. Men begrijpt wat de BIM-werkwijze van hen gaat vragen voor de eigen rolinvulling en voor de samenwerking met collega’s. Men heeft voldoende kennis van BIM en kan goed met de nieuwe BIM-instrumenten werken. En bovenal: iedereen is gemotiveerd om met BIM aan de slag te gaan.
Iedereen op cursus en starten maar
Waarom bied je niet een opleiding aan alle medewerkers aan, zodat iedereen BIM-savvy is? Of breng je een aantal BIM-experts aan boord die de boel aan het draaien zetten? De impact die de BIM-implementatie heeft op bestaande werkprocessen, de medewerkers en de organisatie is echter van onschatbare waarde en zal gestuurd en begeleid moeten worden.
Hoe je wel de veranderkracht vergroot
Er komt meer kijken dan alleen kunnen omgaan met de BIM-instrumenten. Er is naast de technische kant ook nog een sociale kant: namelijk hoe de nieuwe BIM-instrumenten invloed hebben op gewijzigde werkprocessen, samenwerking en de organisatiestructuur. Om de medewerkers en managers daarvoor klaar te stomen en zich bewust te laten worden van die impact, brengen we gezamenlijk de veranderingen in kaart: waar staan we nu qua kennis, motivatie, werkwijze en samenwerking? En wat is er nodig aan kennis, hulpmiddelen, proceswijzigingen, leiderschap, budget enz? Door deze collectieve en co-creatieve aanpak begrijpt men wat er gaat veranderen, is men zich bewust van de eigen rol erin en voelt men zich betrokken en bekwaam om aan de BIM-implementatie bij te dragen – dat is veranderkracht!
Concreet betekent dit voor een deelnemende provincie dat we een aantal sessies organiseren om alle relevante betrokkenen te activeren en te mobiliseren om de BIM-implementatie handen en voeten te geven. Een sessie is het veranderinstrument bij uitstek om de veranderkracht te vergroten en daarmee de BIM-implementatie te doen slagen. Wij noemen ze BIMpact sessies.
Met 4 sessies naar een gedragen plan van aanpak voor de BIM-implementatie
Het doel is om adoptie van BIM-instrumenten te bevorderen en de (door-)start met digitaal beheren en bouwen te faciliteren door het gezamenlijk opstellen van een plan van aanpak voor de BIM-implementatie.
Met de BIMpact sessies brengen we de BIM-coach, de BIM-trekker (degene uit de organisatie die goed op de hoogte is van de interne en externe BIM-ontwikkelingen) en de BIM-sponsor (meestal iemand uit het lijnmanagement die stappen wil maken met BIM) in positie om de collega’s actief te laten bijdragen aan de vernieuwing.
Met steun van deze 3 rollen stellen we een groep relevante collega’s samen die in 4 werksessies aan de hand van creatieve en inspirerende opdrachten bouwen aan een plan van aanpak:
- Een verkenningsessie om de huidige kennis van en ervaringen met BIM in kaart te brengen. Er ontstaat bewustzijn van de BIM vernieuwing en het leeraspect ervan;
- een doorbraaksessie waarin we de mogelijkheden en kansen onderzoeken maar ook de risico’s en belemmeringen. Hierdoor maken we ruimte voor de BIM vernieuwing;
- een strategiesessie waar we ambities bepalen en strategische keuzes maken. Er ontstaat hierdoor focus;
- en tenslotte wordt de planning gedaan in de planningsessie. Hiermee bouwen we aan handelingsperspectief en het globale plan van aanpak om te ambitie te realiseren.
Per provincie een maatwerk traject
De vuurdoop was voor de Provincie Zuid-Holland. Ongeveer 25 collega’s van de Dienst Beheer en Infra namen deel aan de BIMpact sessies. Het was best spannend, want ze hadden nog niet eerder met zo’n sessie-aanpak gewerkt. Tijdens de sessies werd inhoudelijk veel met elkaar besproken en afgewogen. Zoals het definiëren van rollen en taken, het toepassen van open standaarden, het betrekken van de keten, hoe te communiceren over BIM etc. Met elke sessie-uitkomst groeide het plan van aanpak aanzienlijk. Tegelijkertijd had iedere collega de kans om de eigen inzichten, ideeën en bezwaren in te brengen, want we werkten tijdens de sessies ook regelmatig in subgroepen. De kennisdeling maar ook de uitwisseling van persoonlijke reacties zorgden voor verbinding en veranderkracht. Je kunt wel zeggen dat de incubatiesessies ervoor zorgden dat iedereen uit de groep zich mede-eigenaar van dit plan voelde, omdat het precies aansloot bij hun eigen behoeften, belangen en aspiraties.
De volgende provincie is nu aan de beurt!
Hard en zacht resultaat
Door deze opzet in de vorm van geregisseerde groepsbijeenkomsten bereiken we versneld resultaat. De resultaten van de BIMpact sessies zijn vastgelegd in een plan van aanpak in de vorm van het OGSM-model (Objectives, Goals, Strategies en Measures). En er is een actieplan om de beweging die is gecreëerd, concreet vast te leggen en door te zetten.
Naast dit tastbare resultaat is veranderkracht ook een resultaat van de BIMpact sessies: er is bewustzijn over wat er moet gebeuren en is er energie gegenereerd om door te starten met de BIM-implementatie. Zo creëren we een vliegende start en support voor de BIM-beweging bij de provincies!
Wil je meer weten over dit mooie product: de BIMpact sessies? Neem dan contact op met Jan-Pieter Eelants van CROW.
