“Blijf in je helikopter?! Jij hebt gemakkelijk praten; ik sta nu op de grond en zit tot over mijn oren in vergaderingen, klachten afhandelen, team issues en nog meer ad hoc zaken.”
Ria is hoofd MT van een gemeente en reageert op ons artikel Leiden is niet doen, maar laten doen.
Sturen op strategisch en tactisch niveau is voor Ria en vele andere managers eerder een kwestie van: terug naar het leiden. Je bent dus nog niet in de helikopter, maar dient daar nog de weg naartoe (terug) te vinden! Er zijn zoveel zaken waarop jij je aandacht moet richten, waar je nog even controle op doet, waar je voor iemand een besluit neemt, waar je een ander uitleg geeft enzovoorts. Dit heet werken op wat en hoe niveau. Daarvoor was je geen manager geworden ;). Overigens, leiden is te leren.
Je bent onmisbaar … of toch niet?
Het probleem in dit geval is, dat op deze manier een continue stroom van ad hoc zaken, klachten en dagelijkse problemen ontstaat. Zodra je 1 probleem opgelost hebt, ontstaat elders een ander probleem waarvoor je op draaft. Het voelt of je onmisbaar bent op het operationele niveau en dat je daardoor niet toe komt aan je constituerende taken (visie, strategie en beleidsvorming). Je wordt geleefd.
Er komt weer lucht wanneer jij je bezighoudt met het waarom van de afdeling (of het project of team): de behoefte die het dient. Wat willen we met elkaar bereiken? Stel de kaders of het einddoel en zorg dat alle medewerkers ermee bekend zijn, zodat je ze daarop kunt aanspreken (en alleen daarop ) Jij bent als manager verantwoordelijk om richting te geven aan je afdeling. Je team is verantwoordelijk voor de uitvoering. Je dagelijkse beslommeringen smelten als ijs voor de zon wanneer jij je richt op het kader en de randvoorwaarden, zodat je de potentie uit medewerkers benut om zelf met oplossingen te komen. Uiteindelijk gaat het om de juiste balans vinden tussen sturing (top-down) en zelforganisatie (bottom-up) [theorie Mastenbroek].
3 Tips om terug naar leiden te gaan
In theorie is bovenstaande vermoedelijk wel helder, maar hoe gaat dit dan in de praktijk? Hoe vind je de weg terug naar het leiden? Neem deze 3 tips ter harte:
1. Maak de balans op. Hoe ziet jouw dag eruit? Hou dat een week lang in je agenda bij met twee kleuren: blauw voor operationele zaken (bijv. besluiten nemen die anderen kunnen doen, brandjes blussen, inhoudelijk meedenken/doen, controleren), oranje voor constituerende taken (bijv. planning, strategie, beleidsvorming). En turf al je operationele interventies van die week!
2. Plan je constituerende activiteiten in. Zet de oranje zaken als taken in je agenda. Een dagdeel per week voor bezinning, 1-2 uur per dag luisteren + verbinden met je medewerkers, dagdeel per week aan meetings met MT-collega’s over planning, strategie uitwerking, etc.
3. Hou focus. Volhouden is soms nog lastiger dan starten. Deze gewoonten kunnen je helpen focus te houden op het leiden vanuit de helikopter, als je ze elke dag uitvoert:
- Schrijf op wat je morgen wil bereiken;
- Geef iemand erkenning of een compliment;
- Hak een knoop door; durf te beslissen;
- Beloon jezelf!
Jouw winst
Jouw taak als manager is om je medewerkers te sturen, niet om controle over hen te hebben. De richting waarop je hen stuurt is naar het gewenste doel of resultaat. Begin dus bij het eind: de behoefte, het einddoel.
Herken jij je in Ria? Ben je op dit moment excuses aan het maken voor alle dagelijkse dingen waarvoor jouw aandacht en aanwezigheid nodig is? Stop met lijden, start met leiden! Je krijgt er meer tijd en energie voor terug EN een zelfsturend team, als jij in je helikopter blijft.
Zeer nieuwsgierig zijn we naar jouw ervaringen op dit vlak. We nodigen je van harte uit met ons te delen welke taken jou van het leiden afhouden. Waarom zit jij (nog) niet de hele dag in je helikopter?
