“Hoe moeten we nu verder? We hebben heel veel input opgehaald uit de organisatie: tevredenheidsmetingen, ideeën voor verbetering, zaken die behouden moeten blijven, ambities over deze organisatie en nog veel meer. Alles is verwerkt in een mooi plan. Daarna hebben we dit plan gedeeld met alle medewerkers, maar men blijkt niet erg enthousiast te reageren. Sterker nog: er zijn veel vragen, er wordt gezucht en mensen haken zelfs af. Hoe kan dit? De input is toch organisatie breed opgehaald? Iedereen heeft zijn stem ingebracht!
Nu ligt alle input bij het MT, maar hoe krijgen we dit weer terug de organisatie in? Zodanig dat de ideeën ook opgepakt worden en we allemaal onze schouders eronder zetten om de verbetering te realiseren?” Dennis-projectmanager
Ruwe oogst opgehaald
Steeds vaker zien wij dat er in organisaties een bottom up aanpak wordt gehanteerd, als het gaat om verbeterings- of ontwikkelingstrajecten. Managers en directie zien het belang ervan in om medewerkers te betrekken in de vernieuwing, zodanig dat zij input leveren voor de vernieuwing. Ook streeft het MT na om een helder beeld te krijgen van wat er in de organisatie leeft. Dit idee is op zich heel goed…
echter is het ophalen van ideeën en input – zeker wanneer dit individueel gebeurt – pas een eerste oogst. De input is rijp en groen door elkaar, je mist vaak de context achter de informatie, er ontbreken gevoelsafwegingen en de verdieping om de informatie iets meer te duiden. Kortom, de eerste oogst heeft nog een ruw karakter.
Wanneer je deze ruwe informatie zelf gaat vertalen naar een oplossingsvoorstel, dan bestaat er het risico dat anderen hun eigen bedoelingen niet herkennen in het plan. Het is een illusie om te denken dat dit plan automatisch door mensen wordt geadopteerd.
Hoe vergroot je de acceptatie?
Wat kun je doen om ervoor te zorgen dat het traject die je hebt samengesteld uit de individuele input uit de organisatie breed gedragen wordt? Op de manier zodat het succesvol geïmplementeerd kan worden in de organisatie. Er zijn 3 ingrediënten die je kan inzetten om dit te realiseren:
1. Wat weten we met zijn allen
Na inventarisatie ben jij eigenlijk de enige die het geheel overziet. Die alle input als een integrale kennishoop kan beschouwen. Het is aan te raden dat iedereen elkaars input kan horen en zien. Dat er dus uitwisseling van informatie en ideeën plaatsvindt. In interactie leer je nieuwe perspectieven kennen: hoe denkt de secretaresse over deze verandering? En de buitendienstmedewerker? Door deze percepties en perspectieven van anderen te kennen, wordt je eigen werkelijkheid aangevuld. Er ontstaat dan een integraal perspectief op het vraagstuk.
Door onderling informatie uit te wisselen gaan alle mensen begrijpen wat er speelt, welke problemen anderen ervaren en wat er mogelijk moet veranderen.
2. Werk samen aan de oplossingen
Nog een tweede interventie die je als projectmanager kunt toepassen, alvorens de kant-en-klare oplossing te presenteren, is ruimte scheppen voor betekenisgeving. Je doet onderzoek naar de bedoeling en betekenis van alle verzamelde input. Dit onderzoek doe je bij voorkeur gezamenlijk, niet individueel. Bijvoorbeeld in subgroepen of per afdeling. In feite nodig je mensen uit om zelf alle verzamelde input te interpreteren, ermee te spelen en te experimenteren. Wellicht met behulp van een scenario analyse of met behulp van prototyping. Hierdoor kunnen nieuwe inzichten ontstaan of behoeften. Je kan op dit punt ook heersende waarden ter discussie te stellen: wat vinden we eigenlijk belangrijk?
Het doen van onderzoek naar betekenis, waarde en bedoeling zorgt ervoor dat mensen diep verbonden raken met de verandering. Doordat mensen met elkaar nieuwe inzichten en mogelijkheden van het vraagstuk belichten, ontstaat een hoge mate van eigenaarschap. En wanneer mensen eigenaarschap voelen, kunnen ze bergen verzetten!
Inrichting van een betekenisgevingsproces resulteert zo in hogere betrokkenheid en motivatie voor de vernieuwing.
3. In kleine stapjes veranderen
Herken je de situatie dat je als (project)manager ver voor de muziek uit loopt? Jouw ambities zijn niet altijd gelijk met die van je collega medewerkers. Misschien vatten zij jouw plan op als “de enige juiste oplossing” en dat kan afstand creëren.
In het geval dat een vernieuwing een grote overwinning van medewerkers vraagt, is het slim om in kleine stapjes te werken. Wanneer je de eerste stap naar een vernieuwing klein houdt, sluit je aan bij de huidige praktijk van mensen. Je sluit ook aan bij hun leervermogen. Denk bijvoorbeeld aan de overgang naar Het Nieuwe Werken. Met de invoering van iPads, veranderde het locatie onafhankelijk werken ook als vanzelf mee.
Acceptatie en implementatie in zicht
Houd iedereen betrokken in het proces van divergeren (informatie en ideeën ophalen) èn convergeren (ideeën selecteren, interpreteren en vertalen naar oplossingen). Voorkom ten alle tijden dat je te snel alle opgehaalde informatie in je eentje of met je eigen team convergeert. Wanneer je mensen actief laat meewerken aan de oplossing, vergroot je de kans dat ze de oplossing accepteren en uiteindelijk gemakkelijker adopteren.
Wat is jouw ervaring op het gebied van acceptatie vergroten? Laat het hier in een reactie aan ons weten; wij zijn erg benieuwd!
Meer weten en leren?
In de training Borgen voor morgen: hoe je mensen empowert en verantwoordelijk maakt voor de verandering! gaan wij aan de slag met handvatten voor acceptatie en verankering. Daarnaast krijg je in deze training ook nog technieken en tips aangeboden om de situatie te creëren en voorwaarden te scheppen waardoor mensen zelf verantwoordelijkheid nemen en aan de verandering bijdragen. Zo kun je nog beter de verandering inbedden, uitbreiden en verankeren.
