Besluitvorming als graadmeter voor wendbaarheid
– act fast, fail fast, learn fast
Pieter werkt als teammanager bij een bank, waar al twee jaar agile en scrum wordt toegepast. Eén van zijn teams gaat echter niet zo lekker. Sprints lopen uit, er worden onvoldoende user stories opgeleverd en er is na driekwart jaar nog steeds geen werkend product. De klant zit echt met smart te wachten op dit product. Pieter klaagt over de lage wendbaarheid en vraagt het team om de velocity op te voeren. Hoe krijgt hij voor elkaar dat dit team sneller gaat werken?
Wendbaarheid is het thema van deze eeuw. Alle organisaties willen over de vaardigheid beschikken om zich te kunnen vernieuwen, aan te passen, snel te veranderen en te slagen in een turbulente omgeving.
En hoe mooi zou het zijn als we daarbij meer voorspelbaarheid kunnen inbouwen?
Dat we als het ware over een glazen bol beschikken waarmee we de toekomst kunnen zien. Hiermee zouden we vroegtijds toegang hebben tot cruciale informatie en kunnen we ons beter voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen. We proberen dit te benaderen door het ontsluiten (en koppelen van verschillende sets) van data. Maar hiermee kunnen we de toekomst nog niet voorspellen. Vooruitkijken kunnen we dus nog niet. Wendbaarder zijn kunnen we wel!
“Wendbaarheid staat dan ook hoog op de agenda van bestuurders en managers. Maar hoe pak je dat aan? Veel organisaties zijn gestart met nieuwe organisatieprincipes en werkmethoden als agile werken, LEAN processen, zelfsturing of ‘scrummen’ in projecten. Maar dat zijn maar een paar stukjes van de puzzel. Wil je écht wendbaar worden, dan komt er veel meer bij kijken.” (bron: Managementsite)
Focus op besluitvorming
Een organisatie kan zich zo snel ontwikkelen als de snelheid waarmee ze besluiten neemt. De effectiviteit van besluitvorming is vergelijkbaar met de snelheidsmeter voor een project, veranderinitiatief, strategisch beleid enzovoorts. Als de besluitvorming traag is, zal het project of de transitie traag verlopen. Als de besluitvorming snel is, kan de organisatie sneller vooruit.
Besluitvorming is als een graadmeter voor wendbaarheid. Is het dan zo simpel? Nee, helaas niet. Het snel kunnen komen tot strategische besluiten blijkt voor veel organisaties een struikelblok. (lees: High speed veranderen….maar een trage besluitvorming)
Onze best practice is: Act fast, Fail fast, Learn fast.
Vrij vertaald naar: proefondervindelijk denken en doen. Door denken en doen te integreren, boeken we tijdwinst. Je kan namelijk blijven praten, bedenken, vergaderen, onderzoeken, opschrijven en plannen maar de toets van een besluit is de praktijk. Om goed te weten en te beslissen heb je de praktijk broodnodig. Het is ook niet nodig om het precies allemaal te weten. Kleine stapjes in de goede richting dragen meer bij aan wendbaarheid dan in perfectionistische totaaloplossingen te verdwalen. Hoe ziet dat er in de praktijk uit:
Wanneer je merkt dat het tempo van de besluitvorming alsmede de kwaliteit laag is, zal je sneller moeten handelen. Ga eerst doen, blijf niet te lang bezig met het verzamelen van informatie.
Als je merkt dat je besluiten van hoge kwaliteit zijn, maar te veel tijd neemt om ze te nemen, richt je dan op sneller beslissen bijvoorbeeld door meer risico’s te omarmen. (Lees: Hoe je sneller tot een groepsbesluit komt)
Is het tempo van de besluitvorming hoog, maar de kwaliteit van het besluit laag? Leer sneller van je lage kwaliteit besluiten.
Is zowel het tempo als de kwaliteit hoog, dan is er al sprake van wendbaarheid. Er is dan nog de uitdaging om het leren leren te vergroten. Met deze metavaardigheid ben je in staat om bewust en actief bezig te zijn met je eigen leerproces. En je kunt betekenis geven aan de waarde van je prestaties in het licht van een organisatieverandering.
Vergis je niet, als de besluitvorming sneller gaat èn van goede kwaliteit is, verbetert de wendbaarheid van de organisatie.
In Pieters team bij de bank wordt hard gewerkt maar bleef het resultaat achter. Pieter is er achter gekomen, dat het bij agile werken niet gaat om snel een product opleveren en ook niet om zo snel mogelijk user stories opleveren. Het gaat om waarde toevoegen! En één goed uitgewerkte user story, kan in veel gevallen meer waarde toevoegen dan vier redelijk uitgewerkte user stories.
Deze fout wordt nog steeds door veel teams gemaakt. De snelheid wordt gezocht in de productie, maar daar dient juist focus te zijn op kwaliteit zoals bijvoorbeeld het verlagen van het aantal productfouten.
Pieter begrijpt nu dat de teamresultaten achter bleven door gebrek aan snelle besluitvorming. De vertraging zat in de hoeveelheid controleslagen waarlangs een besluit moest gaan! Pieter focust nu met zijn team op klantwaarde en kwaliteit, terwijl ook de besluitvorming anders wordt ingericht. Toename in de wendbaarheid volgt dan als vanzelf!
Wil jij leren groepsbesluitvorming zodanig vorm te geven dat je niet teveel tijd verliest en wel resultaat behaalt?
In de training Decisions by Design ga jij aan de slag met de vier stappen naar breed gedragen besluiten. Door het ontwerpen en begeleiden van deze vier stappen, stuur je de groep naar resultaat. Er wordt veel aandacht besteed aan het oefenen met groepsbesluitvorming, zodat je Decisions by Design direct in je eigen werkpraktijk kunt toepassen.
