Mick werkt bij een bank in de rol van product owner. Een van zijn belangrijkste taken is het vertegenwoordigen van de klant belangen naar de organisatie. Ofwel hij is de ‘voice of the customer’. Bij het omzetten van de klantwensen naar tastbare product functionaliteiten, ervaart Mick het als een uitdaging om prioriteiten te stellen. Hij wil de klant tevreden houden en tegelijkertijd de juiste beslissingen maken over wat wel en wat niet wordt meegenomen in de eerstvolgende product release. Om alle belanghebbenden tevreden te stellen is en blijft lastig. Hoe kan hij als product owner het vertrouwen van de klanten winnen om zijn rol effectief te vervullen?
Wat als waardevolle informatie onbenut blijft?
In elk project of ontwikkeltraject zijn er beslismomenten die grote impact hebben op betrokken bedrijfsonderdelen en lopende of toekomstige projecten. Denk hierbij aan het kiezen van een nieuw businessmodel vanwege een veranderde markt, het vaststellen van de eisen rondom (her)inrichting van een werkproces of het aanschaffen van een bepaalde technologie om nieuwe kanalen naar de klant in te richten. Essentieel in het proces voor deze besluiten is:
- het uitwisselen van kennis over het onderwerp;
- het communiceren van knelpunten en behoeften;
- en het delen van de visie voor de toekomst.
Deze informatie is in de meeste gevallen wel aanwezig. Maar wordt deze in de praktijk ook uitgewisseld en benut? Door tijdsdruk, standaard overlegstructuren, een te selecte groep beslissers en conventionele workshoptechnieken blijft nuttige kennis en cruciale inbreng onbekend en onbenut. Het resultaat is een besluit die niet gebaseerd is op volledige informatie. Bovendien heeft het besluit dan slechts een beperkt draagvlak binnen de organisatie of bij de belanghebbenden.
Benader het besluit als een product van de groep
Belangrijk bij een ontwikkeltraject is een optimale uitwisseling van informatie, erkenning van de betrokken perspectieven en onderzoek naar nieuwe inzichten. Deze vormen samen de basis voor het nemen van complexe besluiten. Een besluit is het gezamenlijke product van de groep belanghebbenden. Om een goed besluit tot stand te brengen, is het cruciaal om aandacht te schenken aan het proces van besluitvorming.
Een cruciale slagingsfactor bij deze collaboratieve manier van werken is het toewerken naar een gedragen resultaat. Wanneer we met veel betrokkenen aan een oplossing of product werken, komen verschillende perspectieven, meningen en belangen bijeen. Het is niet altijd gemakkelijk om hier democratisch mee om te gaan. Met het toepassen van een goede methode voor besluitvorming zorg je ervoor dat de groepsinspanning resulteert in een gedragen oplossing.
Design thinking. Gevestigde bedrijven passen probleemoplossende technieken van ontwerpers toe op bestaande bedrijfsprocessen. Besluitvorming als cruciaal bedrijfsproces wordt ook beschouwd als een ontwerpvraagstuk: Decisions by Design
De opbrengst van de samenwerking reikt verder dan het besluit
De opbrengst van gezamenlijk ontwerpen gaat verder dan het besluit of de oplossing zelf. Deze aanpak levert leerervaringen bij de betrokkenen op. Zowel over het thema waaraan gewerkt wordt als over het proces van kennis delen, kennis creëren en de manier van besluiten nemen. Daarbij zorgt collaboratief ontwerpen voor enthousiasme en energie. De groep wordt in zijn kracht gezet en dat is zichtbaar in het resultaat.
En als je de waarde erkent van het besluitvormingsproces…
In zakelijk overleg zijn wij ervan overtuigd dat twee zaken gelden: Wat moeten we bereiken? en Hoe bereiken we dit? De fase voor de ‘wat’ en ‘hoe’ vraag, dus de manier waarop je met elkaar tot besluiten komt, is ook van belang.
En wanneer je een gezamenlijk besluitvormingsproces maakt, moeten de betrokkenen deze intenties hebben:
- Gezamenlijk: zorg voor een gelijkwaardig dialoog met een goede interactie. In de interactie deel je je eigen kennis en ervaringen en blijf je ook ontvankelijk voor de kennis en ervaringen van de anderen.
- Holistisch: probeer het grotere geheel te zien en niet de som van de verschillende onderdelen waarvan iets is opgebouwd. Dan pas zie je de samenhang!
- Optimistisch: denk positief! Het is belangrijk om de tijd te nemen om andermans standpunten te begrijpen en schiet niet te snel naar oordelen of ‘ja-maar’.
- Empathisch: wanneer je jezelf in de schoenen van de ander plaatst, kun je de zaken bekijken vanuit andermans perspectief. De perspectieven van mensen zeggen veel over hun zienswijze en over hun context waarin hun meningen en overtuigingen tot stand komen.
- Wat-als?: stel jezelf altijd deze vraag en neem het antwoord serieus.
Het effect van design op besluitvorming is dat groepen in staat worden gesteld om goed geïnformeerde besluiten te nemen, zodat zij met meer kennis en vertrouwen hun keuzes maken.
Mick bereidt zijn volgende meeting met de klant en andere belanghebbenden goed voor. Door een ‘design’ sessie te organiseren, kunnen ze gezamenlijk tot een gedragen set van product functionaliteiten komen.
Wil jij leren hoe je een groepsoverleg als een designsessie vormgeeft?
In de training Decisions by Design ga jij aan de slag met de vier stappen naar breed gedragen besluiten. Je krijgt in deze training technieken en tips aangeboden om besluitvorming vorm te geven en zo een win-win situatie te creëren voor alle betrokkenen. Je bereikt zo je commitment en boekt je voortgang in het ontwikkeltraject!
