Verandermanager Ellen is verantwoordelijk de digitaliseringstransitie van gemeente Z. Haar uitdaging in dit traject is om de digivaardigheid van de gemeentemedewerkers te vergroten. Dat betekent onder andere dat er voorgoed afgerekend moet worden met netwerkschijven, WeTransfer, lokale kopieën van bestanden etc. Hoe krijgt Ellen alle medewerkers mee in deze digitale transformatie?
Ellen heeft al veel verschillende ervaringen opgedaan met grootschalige IT-gerelateerde transformaties bij de overheid. Daarin schroomt zij niet om ook de menselijke kant te belichten. Zij betrekt alle afdelingen en organiseert bijeenkomsten om iedereen te betrekken bij de ontwikkelingen. Ellen merkt echter dat ze meer energie krijgt van de enthousiastelingen en niet zo goed raad weet met de kritische medewerkers en de dwarsliggers. Het voelt als een extra inspanning om mensen ‘over te halen’ en continu te moeten enthousiasmeren (lees: overtuigen) van de digitale transformatie.
Tegenspraak wordt ervaren als weerstand
We onderkennen ondertussen allemaal de noodzaak om tegenspraak uiterst serieus te nemen. “Mijn deur staat altijd open”, zeggen we dan. Echter komt er niemand door die deur om dat lastige gesprek te voeren. Vervolgens wordt er gesteld dat er geen aanspreekcultuur is in de organisatie.
Zou het kunnen dat je als verandermanager een blinde vlek hebt voor andere gezichtspunten dan de “juiste”? Je bent immers resultaatverantwoordelijk en wilt erop toezien dat iedereen meebeweegt naar het beoogde resultaat. Mensen met tegenspraak bieden een ander gezichtspunt op de digitale transformatie, dus dat voelt dan als weerstand. Hoe ga je om met deze weerstand?
Werken met meervoudig perspectief
Bij elke transformatie of verandering staat de inhoud voorop: de nieuwe IT-applicaties, de nieuwe werkprocedures, de nieuwe vergaderstijl etc. Voor het implementatie proces dien je aandacht te schenken aan de verschillende houdingen van mensen. Wat weet men van de nieuwe IT-applicaties? Hoe kijkt men tegen de transformatie aan? Wat betekent dit voor hun werk? Hoe waardeert men de huidige en de nieuwe situatie? En hoe kunnen zij hieraan bijdragen? Deze vragen hebben allemaal betrekking hebben op het proces van veranderingen.
Ieder gezichtspunt, iedere waardering en ieder belang heeft een gelijke plek in de transformatie. Als manager wil je werken met meervoudig perspectief. Je geeft ruimte aan alle gezichtspunten, ook de “dwarsliggers”. Niet één perspectief kan op zichzelf het beste zijn.
Geef iedereen de ruimte
Voor het werken vanuit meervoudig perspectief hoef je echt niet per gezichtspunt, houding of gedrag een andere interventie te doen. Dat is veel te tijdrovend en inefficiënt. Hiervoor kies je een integrale aanpak. Aan de hand van de volgende drie handvatten, geef je iedereen de ruimte om mee te bewegen in de transformatie.
Kies voor een vaste structuur
Een eenmalige bijeenkomst organiseren om vragen te beantwoorden over de transformatie en reacties te peilen, kan veel opleveren. Of je vraagt als manager informeel aan je medewerkers naar hun mening, dat gaat lekker snel. Maar wat als er op een later moment nog vragen rijzen en zorgen opkomen?
Kies voor een vaste structuur om invloed en interactie te organiseren. Regelmaat schept transparantie, voorspelbaarheid en veiligheid. Door de momenten van inspraak, tegenspraak en toespraak in een vaste vorm te gieten en op gezette tijden te laten plaatsvinden, weet iedereen waar hij aan toe is.
Wil je meer weten over het werken met een vaste structuur voor interactie en invloed? Lees dan Decisions by Design, vier stappen om tot gedragen besluiten te komen.
Framen
Door het moment waarop alle perspectieven de ruimte krijgen te labelen, vergroot je de herkenbaarheid. Een van onze klanten houdt specifieke ‘reflectiesessies’. Wij kennen van een andere klant ook de ‘ventielhoek’, waar iedereen mag en kan ventileren. Je gebruikt een specifieke term om de juiste emotie en beelden aan te wakkeren, waardoor iedereen direct weet waarover dit gaat. Framen geeft helderheid en maakt dat mensen weten wat ze kunnen verwachten. Het label wordt onderdeel van de bedrijfscultuur, waar je makkelijk naar verwijst.
Veranderrollen
Ieder gezichtspunt, kritisch of enthousiast, heeft een functie in de transformatie. Dit zijn de veranderrollen. Alle betrokkenen hebben een eigen houding ten aanzien van de transformatie. Er zijn naast koplopers ook conservatieven, pragmatici en sceptici. Met een team van alleen koplopers kom je er niet. Je hebt alle veranderrollen nodig om de transformatie productief te maken. Ieder draagt vanuit de eigen rol bij aan de transformatie. Door samen met andersdenkenden in dialoog te gaan, ontstaan nieuwe betekenissen.
Met deze aanpak bevorder je de betrokkenheid en motivatie van alle medewerkers bij de digitale transformatie. En met deze aanpak geef je dwarsliggers de ruimte zodat zij gehoord worden en ook daadwerkelijk op een positieve manier bij kunnen dragen aan de transitie. Hiermee zijn ze waardevol voor het proces en voor jou als manager een stuk minder energievretend.
Meer weten en leren?
In de training Decisions by Design gaan wij aan de slag met de vier stappen naar breed gedragen besluiten. Je krijgt in deze training technieken en tips aangeboden om besluitvorming zodanig vorm te geven dat een win-win situatie voor alle betrokkenen is gecreëerd. Zo bereik je commitment en boek je voortgang in het verandertraject!
