Het huwelijk van Business, IT en olifant
“De IT-afdeling van onze koepelorganisatie is 3 jaar geleden gestart met de aanbesteding en uitrol van een ERP-systeem voor 15 vestigingen. De bedoeling was om kosten te besparen, eenduidige processen te realiseren, kwetsbaarheid te verminderen, en kwaliteit te verbeteren. Nu blijkt dat de harmonisatie en standaardisatie intern bij de verschillende vestigingen op problemen stuit: onvoldoende commitment om het systeem daadwerkelijk in gebruik te nemen, gebrek aan vertrouwen en moeilijk kunnen loslaten van eigen processen en systemen. De meerwaarde van de ERP-implementatie wordt op strategisch niveau gezien en gevoeld, maar niet doorleefd bij de vestigingen. Door al het gedoe zijn de onderlinge verwachtingen richting IT en bij de vestigingen onderling ook niet meer scherp. Hoe krijg ik de betrokkenen weer aan boord zodat zij (weer) vertrouwen hebben in de ERP-implementatie en de harmonisatie vlotter loopt vanuit een gezamenlijk belang?” aldus Joep de IT-procesmanager.
Het moeizame huwelijk van business en IT
Business en IT. De wereld van de klant en de wereld van de techniek. Organisaties ervaren al jaren een ‘gap’ tussen IT- en businessafdelingen. Deze kloof ontstaat vaak vanwege verschillende ideeën en doelstellingen, verschillende mentaliteit en wederzijds onbegrip. Door deze kloof leveren dure IT-systemen onvoldoende rendement op ten opzichte van de investering.
Hoe beter de samenwerking tussen de business en IT, des te hoger de prestaties van veranderprogramma’s en projecten. Nieuwe IT kan namelijk een bijdrage leveren aan een efficiëntere realisatie van strategische doelstellingen, waardoor IT niet alleen een technisch verhaal is maar onderdeel is van verandermanagement. IT moet de business katalyseren en de vaart erin houden.
Ondanks dat er in sommige netwerkorganisaties al echt sprake is van business = IT, oftewel dat IT een integraal onderdeel is van de bedrijfsvoering (zoals bij multidisciplinaire teams die AGILE werken), zijn er nog steeds organisaties waar de kloof tussen IT en business wordt ervaren als een moeizaam huwelijk.
Neem de hele olifant in ogenschouw
Huwelijksbegeleiding nodig? Ja! Veel problemen tussen business en IT zijn terug te voeren op gebrekkige samenwerking, waardoor onbegrip ontstaat. Iedere partij ziet de realiteit vanuit de eigen perceptie: IT maakt een oplossing precies volgens de specificaties en de business had totaal andere verwachtingen. De oude fabel over de olifant en 6 blinde mannen is hier weer actueel! Elke persoon ziet slechts een deel van de olifant en trekt zijn eigen conclusies. Wanneer iedere persoon bij zijn eigen (beperkte) waarneming en standpunt blijft, ontstaat er gemakkelijk een conflict.
Een eenvoudige manier om conflicten tussen verschillende percepties te voorkomen, is door je eigen versie van de werkelijkheid met anderen te delen. Alleen dan krijg je de gehele olifant in beeld!
Meer betrokkenheid, betere besluitvorming en groter verandervermogen
Wanneer de business en IT elkaars perspectieven omarmen door meer kennis uit te wisselen, verkleint de kloof en ontstaat er een grotere wederzijdse betrokkenheid. Als veranderaar kun je vervolgens de besluitvorming verbeteren door verandermanagement niet gescheiden op IT en business uit te voeren, maar juist integraal te richten op een groter verandervermogen van de gehele organisatie. Het gezamenlijk optrekken van business en IT houdt het bedrijf flexibel en stabiel tegelijk. En dat is nodig, want de markt wordt steeds dynamischer.
Een oplossing die bureaucratie in de hand werkt
Toch ervaren veel organisaties al jaren een kloof tussen IT- en businessafdelingen. De meest gekozen oplossing is: bouw een brug door een informatiemanagementafdeling in te richten. Deze collega’s moeten in de rol van intermediair de communicatie en samenwerking tussen de business en IT verbeteren. Maar gebeurt dat ook echt? Is met het creëren van een derde partij niet een extra laag tussen de business en IT ontstaan die voor “bureaucratische ruis” zorgt?
Drie impulsen voor business-IT alignment
Ondanks dat de IT- en businessprofessional allebei vakinhoudelijk en gespecialiseerd zijn op hun eigen gebied, streven ze echter wel hetzelfde doel na. Beide zijn namelijk gericht op de organisatievisie en om de organisatieprestaties te verhogen. Drie impulsen verbeteren de samenwerking tussen de business en IT:
- Bedoeling voorop
Het huwelijk is een keuze voor wederzijdse afhankelijkheid. Wederzijdse afhankelijkheid is het paradigma van wij: wij doen het; wij kunnen samenwerken; als wij onze krachten bundelen kunnen we iets beters realiseren (Covey, 2008). Dit betekent dat IT en de business van elkaar afhankelijk zijn om de bedoeling en de organisatieprestaties te realiseren. De bedoeling zorgt voor integratie en dus zet je deze voorop in de samenwerking.
- Kennis delen en benutten
De business en IT hebben diepgaande gespecialiseerde kennis op hun eigen gebied. Kennisuitwisseling is niet alleen broodnodig in een effectieve samenwerking, er dient structureel aandacht aan te worden gegeven. Door met elkaar in dialoog te blijven over de bedoeling, het ontwikkelproces, de implementatie en ook over de relatie zelf, werk je aan wederzijds begrip. Breng voortdurend alle perspectieven bij elkaar, vraag ernaar, luister naar elkaar. Hierdoor komt de gehele olifant in beeld.
- Belangen inventariseren
Naast het delen van kennis, is het delen van belangen minstens zo cruciaal voor een effectieve samenwerking. Naast de business en IT, zijn ook de opdrachtgever, de leverancier, de beheerder en andere stakeholders in het spel met ieder hun eigen belang. Belangen vormen de basis voor win-win oplossingen. Het kan helpen begrip te krijgen voor de positie van de ander. Door naar belangen te kijken kunnen ook zaken bij de oplossing worden betrokken die op zichzelf buiten het conflict staan (de taart vergroten).
Joep gaat een dialoog organiseren aan de hand van deze 3 impulsen om de samenwerking tussen de IT en de vestigingen aan te trekken. Hij wil daarbij de olifant in beeld brengen!
Hoe verschaf jij inzicht in de impact van de digitale transformatie aan de medewerkers?
En hoe schenk jij aandacht aan draagvlak voor een vlekkeloze IT-implementatie?
Laat je reactie horen!
