Zit jij ook het merendeel van de dag naar een beeldscherm vol vakjes met gezichten te kijken? En klik je van de ene videovergadering naar de andere? Doodvermoeiend toch? Hoe houd je dit continu online vergaderen vol?
Continu vergaderen
De COVID pandemie heeft veel trends in een stroomversnelling gebracht, van platforms voor streaming, e-commerce en voedselbezorging tot de wijdverbreide invoering van werken op afstand. Maar in plaats van deze kans te benutten om de manier waarop we werken te verbeteren, brachten de meeste organisaties hun kantoren een op een online, samen met de oude vertrouwde vergadergewoonten. In plaats van rug-aan-rug vergaderingen, kregen we rug-aan-rug Teams gesprekken. In plaats van fysieke onderbrekingen, kregen we meer onderbrekingen via Slack of WhatsApp. Hierdoor zijn de grenzen tussen thuis en werk nagenoeg verdwenen. En door de pandemie is ook de harde stop aan het einde van de werkdag geëlimineerd, waardoor het moeilijker wordt om af te schakelen. Kortom, we zijn continu online en werk staat altijd aan.
Van een volle werkdag naar een werkdag die voldoening geeft
Idealiter hebben we met de invoering van hybride werken de manier waarop het werk wordt gedaan opnieuw uitgevonden. Zodanig dat de ambitie naar een betere privé-werkbalans voor je personeel wordt bereikt en dus ook de werkdruk verlaagt. Het doel van de nieuwe werkwijze is niet om nog meer in een dag te persen: meer emails, meer projecten, meer to-do’s. Maar juist om nog meer uit de dag te halen: meer tijd om te focussen, om opnieuw op te laden, met collega’s of partners te verbinden.
Meer asynchroon werken
Hoe kunnen we met de nieuwe hybride werkcultuur meer kwaliteit van leven in een dag creëren? Wij pleiten voor meer asynchroon werken.
We kunnen telewerkers helpen om hun werkdruk te boven te komen en conflicten tussen werk en privéleven te verminderen door over te stappen van hyperreactiviteit en realtime communicatie naar meer asynchrone communicatie – het type dat mensen echt de vrijheid geeft om te beslissen wanneer en waar ze willen werken.
Moet het namelijk altijd een vergadering zijn? Oftewel: is het werkelijk nodig om synchroon samen te werken en synchroon te communiceren?
Wanneer we vooral asynchroon gaan samenwerken, betekent dat dat we mensen moeten aanmoedigen om een vergadering te plannen als laatste redmiddel, niet als de standaardoptie. Er zijn veel alternatieven om samen te werken zonder te vergaderen of te Zoomen. Nodig teamleden uit om eerst problemen met schriftelijke communicatie op te lossen.
Deze online interactieve beslisboom en de beslisboom in de afbeelding hierboven (afkomstig van Onderwijs maak je samen) laten je twee keer nadenken voordat je een vergadering plant. Ze dagen niet alleen je denken uit met vragen, maar bieden ook effectievere, eenvoudigere alternatieven.
We delen hier een viertal tips om meer asynchroon te werken; te beginnen met een eerste tip over urgentie.
1. Herdefinieer urgentie
De overtuiging dat meer werken tot betere prestaties leidt, moeten we loslaten. Zeventig uur werken maakt je niet productiever dan degenen die 40 uur werken. In al die overuren geven we een ongezonde nadruk op urgente zaken en nemen onvoldoende reflectietijd. We zijn voortdurend brandjes aan het blussen. Urgent heeft zijn werkelijke betekenis verloren. Dringend, net als drukte, is een soort eremedaille geworden – hoe meer je het draagt, hoe belangrijker je wordt. Het probleem is dat wanneer alles “dringend” is, in de werkelijkheid niets dringend is. Iedereen heeft het zo druk met de brandjes blussen dat we geen tijd hebben om uit te schakelen.
We hebben met elkaar de definitie van urgent opnieuw betekenis te geven. Betekent urgent dringend of belangrijk? Hoe maken we onderscheid tussen een urgente crisis en een belangrijk verzoek? Om te reageren op een dringende kwestie, welke dingen ben je bereid om los te laten? Wie bepaalt wat urgent is: de manager of het team?
Zorg ervoor dat je met je team of afdeling hebt afgestemd wat urgent echt voor jullie betekent. Definieer criteria die gemakkelijk te observeren zijn. Dat iets voor jou dringend is, betekent niet dat het voor iedereen dringend is.
2. Takenbord
Per dag ontvang en versturen we bizar veel e-mails, besteden we te veel tijd aan onnodige e-mails en versturen we ook nog vele berichten via platforms zoals Slack of WhatsApp. Deze afhankelijkheid van e-mail en instant messaging zorgt ervoor dat we in een cyclus van hyperreactiviteit verkeren, waardoor we onze e-mail eens in de 6 minuten checken en de hele dag ingelogd blijven op Slack of WhatsApp.
Takenborden, die transparantie bieden voor de status van projecttaken, geven ons een duidelijk beeld van wanneer onze collega’s waaraan werken en hoeveel vooruitgang is geboekt. Of het nu een takenbord van Trello is, Asana, Monday of Basecamp, ze stellen ons in staat opmerkingen achter te laten en vragen te stellen op een manier die asynchrone reacties bevordert in plaats van de realtime communicatie via e-mail en instant messaging. Op deze manier is een vergadering niet eens nodig.
De transparantie van het takenbord leidt ertoe dat er minder gecommuniceerd hoeft te worden over rapportage en statusupdates en helpt mensen prioriteiten te stellen in hun werk op een manier die is afgestemd met lange termijn doelstellingen. Dit helpt ook voorkomen dat we de willekeurig urgente taak oppakken in plaats van de belangrijke.
Asynchrone communicatie kan misschien langzamer zijn. Echter, betere samenwerking en prestaties vinden plaats wanneer mensen diep nadenken, hun ideeën opschrijven en presenteren – en dat alles kan worden gedaan zonder een vergadering.
3. Gedeelde documenten
Bij asynchrone samenwerking moet wel alles gedocumenteerd worden. Een schriftelijke vastlegging van alle informatie en beslissingen bevordert transparantie en inclusie. Daarnaast stelt documentatie mensen in staat om zelf belangrijke informatie te vinden – zonder anderen te onderbreken.
Gedeelde documenten stellen ons goed in staat om asynchroon aan hetzelfde document te werken zonder de last van versiebeheer. Voorbeelden hiervan zijn Google Docs, Dropbox Paper en Invision, die allemaal annotaties in documenten en tagging van teamleden ondersteunen. Visuele samenwerkingsplatforms zoals Miro en Mural ondersteunen zowel realtime als asynchroon werken met post-its voor brainstorm- en strategiewerk.
4. Van rug-aan-rug vergaderingen naar timeboxing
Vergaderingen zijn als werkeenheid de norm geworden – ze bepalen het ritme van hoe mensen werken. In plaats van na te denken over het soort werk dat we willen doen, laten we het door vergaderingen dicteren. We schakelen over van saaie en creatieve vergaderingen naar besluitvormings- en voortgangsvergaderingen zonder te weten waarop we ons moeten concentreren of aan opbranden.
Timeboxing is een krachtig hulpmiddel voor asynchroon werken. Het gaat over het reserveren van meerdere tijdsperioden om aan verschillende activiteiten of projecten te werken – van diep nadenken tot meer routinematige taken.
Ik reserveer elke maandag- en woensdagochtend asynchrone tijd voor onderzoek en schrijven. Na en voor workshops reserveer ik “mentale transitietijd”. Je kunt ook tijd instellen voor en na elke toekomstige vergadering – zodat je systeem niet toestaat dat mensen vergaderingen rug-aan-rug plannen. Verder werk ik aan maximaal twee projecten per dag, het ochtenddeel aan project A en middagdeel aan project B. Op een andere dag kunnen dat natuurlijk twee andere projecten zijn, wanneer je meer dan twee projecten hebt.
Je kunt zelfs de berichtgeving van WhatsApp of Slack-alerts uitschakelen. Dan plan je specifieke tijden om die te controleren, bijvoorbeeld aan het begin en aan het einde van de werkdag. Mocht er een noodgeval zijn, word je heus wel gebeld.
Effectief timeboxen vraagt om open gesprekken en onderhandelingen met je collega’s. Stem af op de meest geschikte tijd voor iedereen om samen te werken om zich te concentreren op asynchrone activiteiten.
Onthoud dat een agenda nooit leeg blijft – jij beschermt je agenda of anderen nemen hem over.
Stop de altijd-aan cultuur
Het is tijd om de altijd-aan cultuur permanent uit te schakelen. De transitie naar hybride werken geeft hiervoor de uitgelezen kans!
Focus op het resultaat, niet op input. Maak het oké om niet altijd bezig te zijn. Definieer de nieuwe normen en modelleer het juiste gedrag. Een blij en opgefrist team is productiever dan een team dat opgebrand is.
——–
Ben je nieuwsgierig geworden naar meer mogelijkheden voor hybride werken? Wij kunnen je begeleiding bieden bij de transitie naar hybride werken, neem contact met ons op via info@impactcompany.nl
